APOSTILLA, DECRETO 806 DE 2020

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Debido a la emergencia sanitaria producto de la contingencia del Covid 19, el Gobierno Nacional ha decidido tomar acciones legislativas con tal de garantizar el acceso a la justicia, de esta forma el pasado 04 de junio de 2020 se promulgó el Decreto Legislativo número 806 de 2020 cuyo objeto según el artículo 1, es:

“Implementar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales y agilizar el trámite de los procesos judiciales ante la jurisdicción ordinaria en las especialidades civil, laboral, familia, jurisdicción de lo contencioso administrativo, jurisdicción constitucional y disciplinaria, así como, las actuaciones de las autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales y en los procesos arbitrales, durante el término de vigencia del presente decreto. (…).” 

Lo que da lugar a hacer uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TICS) en su máxima expresión; cabe mencionar que Colombia con el transcurrir de los años ha demostrado avances tecnológicos en aras de mejorar y garantizar el derecho del acceso de justicia, así pues, pese a que la contingencia por la que actualmente se está atravesando implica un avance mucho más precipitado frente al uso de la tecnología, no se observa con sorpresa el interés del cuerpo legislativo de profundizar y hacer viable la utilización de las TICS.

Continuando, en el artículo 2 del Decreto Legislativo 802 de 2020, se dispuso que en la gestión y trámite de los procesos judiciales en las audiencias y diligencias se permitirá a los sujetos procesales, actuar en los procesos antes mencionados a través de los medios digitales disponibles, evitando exigir y cumplir con formalidades presenciales o similares, que no sean estrictamente necesarias.

En este sentido, los trámites judiciales están en un constante cambio, permitiendo que en uso de sus facultades y estudiando la generalidad, el legislador tratara ciertamente de abarcar en conjunto lo que en principio se tiene como base para las actuaciones judiciales, empero, como era de esperarse no es fácil para la autoridad judicial la aplicación total de este Decreto puesto que es casi imposible que el legislador vislumbrara la totalidad de los procedimientos, formalidades y decisiones judiciales a través de un único Decreto, dejando de este modo ciertos puntos llamados “vacíos jurídicos”.

Lo anterior, nos permite abrir una brecha importante de discusión y es si la apostilla puede hacer parte del artículo 2 del Decreto 806 de 2020 en cuanto en su segundo inciso, el cual señala:

“(…) Por tanto, las actuaciones no requerirán de firmas manuscritas o digitales, presentaciones personales o autenticaciones adicionales, ni incorporarse o presentarse en medios físicos.” 

Es decir, ¿es necesaria la apostilla en los documentos que se pretenden presentar en los procesos judiciales? resulta necesario tener presente que el objetivo de ésta es certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, para que el documento surta plenos efectos legales en un país parte del Convenio sobre la Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de La Haya de 1961; de esta manera ¿es la apostilla una “autenticación adicional” y por tanto no se requiere en los procesos judiciales? en caso de no ser una “autenticación adicional” ¿debe entonces cualquier documento que provenga del extranjero ser presentado con la apostilla del país de donde nace?.

Lo cierto de estas incógnitas es que no hay verdad absoluta sobre las mismas, toda vez que para algunos la apostilla puede hacer sus veces de una “autenticación adicional” teniendo presente que el documento fue debidamente protocolizado en su país de origen y por tanto con ánimo de agilizar la actuación judicial debe bastar con la debida presunción de buena fe y legalidad cumpliendo de esta forma el objetivo del Decreto, como para otros la apostilla es la “mera autenticación” de cualquier documento proveniente del extranjero, como es el caso de la Superintendencia de Sociedades, que según Oficio 220-162491 del 18 de agosto de 2020 es totalmente claro para esta entidad que en el Decreto 806 de 2020 no reguló expresamente el trámite de la apostilla, lo que da lugar a que en los procesos que son competencia de la Superintendencia como lo es el de Reorganización Empresarial, señalara:

“Para que un documento emitido por un «país que hace parte de la Convención de La Haya”, tenga validez en el territorio colombiano, debe estar apostillado por la Entidad competente del país de origen. Por lo cual, el Juez del concurso apreciará en su momento el cumplimiento de los requisitos correspondientes de los documentos aportados al proceso, y les dará el mérito que corresponda, de conformidad con la normatividad aplicable.”

De esta manera, como bien se ha explicado en el presente escrito el hecho de un solo lineamiento es casi incierto en estos casos de emergencia sui generis dejando como resultado que ni el legislador, ni la autoridad judicial, ni mucho menos los sujetos procesales sepan cómo actuar de forma tranquila e idónea en los procesos judiciales puesto que los avances jurídicos deben ir casi a la par de una situación atípica difícil de prever, pero que sin dudar no permite continuar en el estado que en principio se estaba, razón por la cual se espera a toda costa que las entidades y cuerpos judiciales logren aplicar el Decreto 806 con total esperanza de un mejor aprovechamiento de las TICS y cumpliendo su objetivo principal.  

Valentina Galindo Sánchez

Abogada del Grupo Hispanocolombiano

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