Digitalización de empresas y gestión documental

340 0

¿Necesitas digitalizar el papel de tu empresa?

¿Necesitas apps, webs, intranet para tu empresa?

¿Necesitas una oficina virtual?

Toda tu información y de tu empresa en un solo lugar. Buscadores, información al instante y de manera segura.

La información a un solo click. No dejes la información en físico y evita pérdidas.

Información en tiempo real, no mas pilas de papel y tiempo perdido buscando la información requerida. Todo esto se traduce en control de sus datos para una mejor toma de decisiones.

El papel por su naturaleza resulta inseguro y poco resistente al paso del tiempo. En cualquier empresa un documento suelto puede caer en manos equivocadas, generando inseguridad de la información.

Tener documentos digitales, apoya el rendimiento progresivo en la toma de decisiones de las áreas de las empresas.

LA GESTIÓN DOCUMENTAL es el ahorro en consumo de papel; toma de decisiones oportuna; gestión ágil de documentos; control de tiempos en la Gestión Documental; poder para llegar a la información histórica de inmediato o del archivo de gestión; mantener organizada la documentación.

¿QUÉ ES DIGITALIZAR UNA EMPRESA?

La digitalización de documentos es el proceso de transformar la documentación física a formato digital y se apoya en la gestión documental, gestores de bases de datos, intranets, herramientas de búsqueda, la firma digital, la factura electrónica, la destrucción de documentos, la comunicación online y recuperación de la información para la colaboración entre grupos de trabajo.

La gestión documental es una actividad que tiene repercusión desde el surgimiento del documento, es parte de la actividad administrativa, en la que se recibe, utiliza y conserva, con el fin de que sea evidencia de la realidad y podría llegar a convertirse en documento histórico, es a través de las fases del ciclo de vida donde se garantiza la mayor eficiencia y eficacia del trabajo, que se traduce en organización, agilidad y rentabilidad.

La empresa “papel cero”, es una idea que tiene por objetivo mejorar la eficiencia de las empresas, la reducción de costes y el cuidado con el medioambiente por medio de la transformación y digitalización de empresas y entidades públicas y privadas.

Este proceso no solo afecta a los documentos de tu empresa o a la información respectiva a tus trabajadores, sino que también se pueden digitalizar otras fuentes de datos como fotografías,  mapas, negativos o expedientes médicos ya que el proceso siempre es el mismo, convertir un origen analógico a una representación binaria o digital del origen.

Por lo expuesto anteriormente “la gestión de documentos es un concepto y una actividad cuyos orígenes se sitúan a comienzos de los años treinta del siglo XX en los Estados Unidos cuando se configura el sistema archivístico nacional. Este sistema, no es más que el tratamiento archivístico al que se someten los documentos en las primeras fases del ciclo de vida, orientado a una explotación más eficaz, eficiente, y económica.

¿POR QUÉ HACERLO?

  1. Mayor espacio disponible. Al retirar toda la documentación en formato papel del entorno de trabajo, la empresa podrá aprovechar estas zonas para otros fines cuando sea necesario.
  2. Fácil acceso a los documentos. ¿Para qué desplazarse de un lugar a otro para poder consultar la información pudiendo tenerla a mano, accediendo a ellos en cualquier momento y en cualquier lugar.
  3. Conservación de la información. Con la digitalización documental podemos evitar que se deterioren tus documentos físicos debido a causas ambientales o del propio uso de los mismos. 
  4. Mayor seguridad. Si la documentación está almacenada en formato papel se corre el riesgo de que una persona no autorizada acceda a ella sin ningún tipo de prohibición. 
  5. Consultas simultáneas. Al disponer de la información en ordenadores o en dispositivos móviles, esta puede ser leída y tratada por un gran número de usuarios al mismo tiempo y sin necesidad de tener que hacer copias en papel.
  6. Facilita la distribución de los contenidos. Los documentos digitalizados pueden enviarse por correo electrónico o por otros sistemas de envío digitales, evitando el gasto de papel necesario para enviar la información al destinatario.
  7. Ecología. Al disminuir el uso del papel, contribuimos a ayudar al medio ambiente.
  8. Ahorro de costes. 
  9. Mayor productividad. Incrementa la productividad de los trabajadores al no tener que perder tiempo en buscar los documentos necesarios en los distintos lugares de almacenamiento.

FASES DEL PROCESO

  1. Manipulado de salida: Es prepararlos para la clasificación. En este punto se precisa el volumen de documentación aproximado: Así podremos hacer una valoración del tiempo y recursos necesarios para realizar la digitalización. Definir una carpeta de almacenamiento.
  2. Indexación: Es añadir información “estructurada” y alfanumérica a la imagen digitalizada del documento en papel. De acuerdo a la norma ISO 5963 (1985) la indización es el proceso de describir o representar el contenido temático de un recurso de información. Este proceso da como resultado un índice de términos de indización que será utilizado como herramienta de búsqueda y acceso al contenido de recursos en sistemas de recuperación de información.
  3. Formato y resolución: Una vez preparados los documentos, se digitalizan obteniendo ficheros con las características deseadas por el cliente, a saber; archivos en formato JPEG, PDF, en color o en blanco y negro, con resolución de 200 ò 300 dpi ópticos.
  4. Manipulado de entrada: Se trata de la extracción de grapas, la extracción de clips y la retirada de encuadernación, anillas, tornillos, encanutado, para la correcta manipulación de los documentos. Se ha de foliar todo y con sumo cuidado disponer del papel en un marco seguro y apropiado para iniciar el el proceso de digitalización.
  5. Clasificación de los documentos y definir el nombre de cada documento con la siguiente estructura: Lote, Carpeta, Expediente.

UNA VEZ DIGITALIZADO TODO EL PAPEL, ¿QUÉ HACEMOS?

Es por ello que el siguiente paso consiste en disponer de un Gestor Documental para controlar, gestionar y organizar todos los documentos de la empresa.

Gestionar y controlar los documentos digitalizados. Se trata de organizar todos los documentos en una localización centralizada para que los empleados puedan acceder de una manera fácil y sencilla.

Una vez digitalizado el papel guardamos las cajas en un sitio seguro si así lo quiere el cliente.

TRAZABILIDAD

Cada expediente tiene un código de barras y debe estar foliado, cuando se escanee ese expediente, el nombre del archivo debe tener el núm. de ese código de barras.

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

  • Se abren usuarios para cada empleado
  • Unidad compartida en Google Drive, es el gestor, editor y almacena documentos
  • Se crea una Intranet
  • Salas para proyectos
  • Grupos con bandeja colaborativa
  • Página Web
  • Marca
  • Marketing
  • Publicidad