DIGITALIZACIÓN DE EMPRESAS Y GESTIÓN DOCUMENTAL

¿Necesitas digitalizar el papel de tu empresa? ¿Necesitas apps, webs, intranet para tu empresa?

Toda tu información y de tu empresa en un solo lugar. Buscadores, información al instante y de manera segura. La información a un solo click. No dejes la información en físico y evita pérdidas. Información en tiempo real, no más pilas de papel y tiempo perdido buscando la información requerida. Todo esto se traduce en control de sus datos para una mejor toma de decisiones.

El papel por su naturaleza resulta inseguro y poco resistente al paso del tiempo. En cualquier empresa un documento suelto puede caer en manos equivocadas, generando inseguridad de la información. Tener documentos digitales, apoya el rendimiento progresivo en la toma de decisiones de las áreas de las empresas.

LA GESTIÓN DOCUMENTAL es el ahorro en consumo de papel; toma de decisiones oportuna; gestión ágil de documentos; control de tiempos en la Gestión Documental; poder para llegar a la información histórica de inmediato o del archivo de gestión; mantener organizada la documentación.

¿QUÉ ES DIGITALIZAR UNA EMPRESA?

La digitalización de documentos es el proceso de transformar la documentación física a formato digital y se apoya en la gestión documental, gestores de bases de datos, intranets, herramientas de búsqueda, la firma digital, la factura electrónica, la destrucción de documentos, la comunicación online y recuperación de la información para la colaboración entre grupos de trabajo.

La gestión documental es una actividad que tiene repercusión desde el surgimiento del documento, es parte de la actividad administrativa, en la que se recibe, utiliza y conserva, con el fin de que sea evidencia de la realidad y podría llegar a convertirse en documento histórico, es a través de las fases del ciclo de vida donde se garantiza la mayor eficiencia y eficacia del trabajo, que se traduce en organización, agilidad y rentabilidad.

La empresa “papel cero”, es una idea que tiene por objetivo mejorar la eficiencia de las empresas, la reducción de costes y el cuidado con el medioambiente por medio de la transformación y digitalización de empresas y entidades públicas y privadas.

Este proceso no solo afecta a los documentos de tu empresa o a la información respectiva a tus trabajadores, sino que también se pueden digitalizar otras fuentes de datos como fotografías,  mapas, negativos o expedientes médicos ya que el proceso siempre es el mismo, convertir un origen analógico a una representación binaria o digital del origen.

Por lo expuesto anteriormente “la gestión de documentos es un concepto y una actividad cuyos orígenes se sitúan a comienzos de los años treinta del siglo XX en los Estados Unidos cuando se configura el sistema archivístico nacional. Este sistema, no es más que el tratamiento archivístico al que se someten los documentos en las primeras fases del ciclo de vida, orientado a una explotación más eficaz, eficiente, y económica.

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